לעבור משרד ולהישאר שפויים

כל בעל עסק יודע שתחילת השנה היא אחת התקופות המאתגרות ביותר בשנה. עדכון וסגירה של ספרי החשבונות, מעקב אחר יעדים וקביעת האסטרטגיה לשנה הקרובה הם רק חלק מהמשימות שכל העסקים בישראל צריכים להתמודד אתם.

תוסיפו לחבילה הזאת את העובדה שעסקים רבים עוברים משרד בדיוק בתקופה הזאת של השנה ותקבלו תמהיל של משימות שלכאורה אינו קשור באופן ישיר על מהות העסק אך חייבים לבצע אותו ואם כבר עושים – אז בואו ונעשה זאת בהצלחה.

הובלות משרד בישראל – מקצוע בפני עצמו

אם חשבתם שלעבור דירה היא משימה שיכולה להוציא אתכם מדעתכם – כנראה שעדיין לא עברתם משרד.

מדובר במגוון רחב מאוד של תהליכים שצריכים להתבצע כמעט במקביל ובנוסף לזה, צריך לעשות מאמץ עילאי על מנת לא לפגום בשגרת העבודה השוטפת – דבר שיכול להביא להפסדים לא מבוטלים.

בניגוד להובלה של דירה, במשרדים הסיפור שונה במובנים רבים. כך לדוגמה אם במעבר דירה, המשימות שצריך לבצע מסתכמות באריזה, ארגון והובלה (פחות או יותר) במשרדים מדובר בהובלת ציוד ומסמכים רגישים, ארגון ניירת, פירוק והרכבת רהיטים ועוד. מעבר לכך, לעתים קרובות מדובר במשרדים גדולים מאוד כך שכמות העבודה הולכת וגדלה בהתאם – עובדה המצריכה שילוב של יותר בעלי מקצוע ומשאבים.

בדיוק בשביל למנוע את התופעות הללו ולהקל עליכם את המעבר, התפתחו בשנים האחרונות מגוון שירותים שכל מטרתם היא להקל עליכם בביצוע ההובלה באופן יעיל, מהיר ולעתים אפילו זול יותר.

לפניכם מספר טיפים שנכתבו בשיתוף האתר ASK5 המשווה מחירי הובלות משרדים באזורכם.

איך תבחרו את חברת ההובלות המתאימה?

גודל המשרד

כשמדובר בהובלת משרדים הגודל ממש קובע. לצד משרדים קטנים, קיימים בישראל משרדים וחללי עבודה שמשתרעים על פני מאות מטרים ויותר. ברור אפוא שקיים הבדל מהותי בכל שלבי המעבר החל בתכנון ועד לבחירת חברת ההובלה המתאימה.

בנקודה זו חשוב לציין שאת התכנון במשרדים גדולים רצוי לעשות כבר כ-6 חודשים לפני התאריך המיוחל בעוד שבמשרדים קטנים יותר ניתן להסתפק גם לעבור משרד ולהישאר שפוייםבשמונה שבועות.

מעבר לכך, יש להתאים את חברת ההובלות למשימה. אם אתם בעלי משרד קטן, בחירה בחברת הובלות גדולה במיוחד עשויה לעלות לכם יותר כסף כתוצאה מהוצאות תפעוליות שקשורות בניהול צוות עובדים רחב ואמצעים לוגיסטיים שלא בטוח שתצטרכו.

לעומת זאת, כשמדובר בהובלת משרד גדול, חשוב לבחור בחברה שערוכה ויכולה לבצע את המשימה על הצד הטוב ביותר ובמהירות האפשרית. בהקשר זה חשוב לציין שחברות גדולות שמנוסות בהובלת משרדים, יקצו לכם איש קשר אתו תוכלו לתכנן ולנהל את המעבר לאורך כל שלביו עד להתמקמות במקום החדש – יתרון שללא ספק יכול להביא אתו לא מעט שקט נפשי.

מתי הכי טוב להוביל את המשרד

כשעוברים משרד חשוב לעשות זאת במהירות האפשרית אך יחד עם זאת לא לפגוע באיכות ומקצועיות שירות ההובלה.

לכן, אחד הדברים שצריכים לתת עליהם את הדעת הוא הזמן המתאים ביותר למעבר.

בהתחשב בעובדה שמרבית המשרדים ממוקמים באזורי מסחר צפופים שמאופיינים בעומסי תנועה, בחירה במועד הלא מתאים, יכולה לעלות לכם בזמן ומשאבים יקרים.

בהקשר זה עומדות בפניכם כמה אפשרויות. ראשית, לעולם אל תבצעו את ההובלה בשעות הבוקר העמוסות. פקקי התנועה ומצוקת החניה יגבו מכם מחיר יקר. כמו כן לא מומלץ לבצע את ההובלה ביום הראשון של השבוע מאותה סיבה בדיוק.

אז מה עושים? פשוט בוחרים בשעות שבהן התנועה אינה עמוסה. מעבר לכך, כיום חברות הובלה רבות מאפשרות לכם לבצע הובלה לילית. משמע שכל תכולת המשרד תובל אחר כבוד למשכנכם החדש במהלך הלילה – דבר שיחסוך לכם הרבה מאוד שעות המתנה ויהפוך את התהליך להרבה יותר רגוע ומהיר.

אם נסתכל לרגע על נקודת מבטם של העובדים, ניתן להגיע לתהליך שקוף שבו העובד מסיים את יום עבודתו במשרד אחד ומתחיל את היום הבא כבר במשרד החדש כשכמעט הכל מתפקד כהלכה.

האם יש צורך באנשי מקצוע מסויימים

משרדים נבדלים מבתי מגורים במגוון מאפיינים כדוגמת מערכות המחשוב והתקשורת, הריהוט היקר והצורך לטפל בניירת ובמסמכים באופן מיוחד.

מומלץ להגדיר את הצרכים שלכם עוד בשלב התכנון וכך לאפשר לחברת ההובלות להיערך מבעוד מועד עם אנשי מקצוע מתאימים כדוגמת נגר מקצועי שיפרק וירכיב את הריהוט ואיש תקשורת שמתמחה בהעברת מרכזיות תקשורת ומערכות מחשוב לרבות התקנתם במשרד החדש.

כמו כן כדאי להכיר עוד כמה שירותים שסביר להניח שתזדקקו להם. השירותים הללו ניתנים בתוספת תשלום אך במקרים רבים של יחס עלות מול תועלת, הם משתלמים במיוחד.

אריזת המשרד – אריזת משרד גדול מצריכה הרבה ידיים מיומנות שימיינו ויארזו את המסמכים ואת תכולת המשרד. אם אתם זקוקים לשירותי אריזה, וודאו שחברת ההובלה מספקת את השירות הזה. מעבר לכך, מומלץ בחום לקבל הצעות מחיר מחברות אחרות שמתמחות באריזה וסידור משרדים מאחר שבמקרים רבים, חברת ההובלה תשכור את השירותים הללו בעצמה ותגבה מכם דמי תיווך וניהול.

חשוב לשים לב ולהפריד בין מסמכים וניירת מסווגת ולוודא שרק עובדי החברה מטפלים במסמכים הללו.

שירותי אחסון – בענף שירותי האחסנה ישנה התייחסות מיוחדת לצורכי המשרד. לצד חברות שמתמחות באחסנה של מסמכים בארכיון מאובטח, ישנם גם שירותים שיציעו לכם מחסן לאחסנה של ציוד וריהוט משרדי במקרה שהשטח במקום החדש קטן מלהכיל את כל הציוד שלכם.

כך תחסכו כסף בהובלת המשרד

הדרך הטובה ביותר לחסוך בעלויות המעבר וההובלה של המשרד מורכבת מכמה שלבים:

תכנון מקדים ואפיון צרכים. השוואת מספר הצעות מחיר מחברות הובלה מומלצות שמתמחות בהובלות משרדים. רצוי לבצע מכרז בין מספר חברות. עריכה וחתימה על חוזה אל מול חברת ההובלה שמתייחס למועד, מספר אנשי צוות, זמן משוער של ההובלה, שירותים נלווים וכמובן את המחיר הסופי. בחירת המועד המתאים. הקצאת כוח אדם ייעודי מתוך החברה ושימוש בשירותים חיצוניים כדוגמת אלה שנסקרו.

בסופו של דבר צריך לזכור שמדובר בתהליך לוגיסטי מורכב למדי שדורש התייחסות נאותה.

היערכות מוקדמת, הקצאת הזמן והמשאבים כמו גם בחירת אנשי מקצוע מתאימים, יכולה לעשות את ההבדל בין מעבר מוצלח לבין כזה שמלווה בתקלות ועיכובים אינסופיים.

תגובות