עבור כל חברה ועסק מגיע שלב של שינוי או צמיחה, הדורשים ארגון מחדש. בשלב זה בדרך כלל עולה השאלה האם עדיף לעבור לחלל חדש, המתוכנן ספציפית לצרכים המשתנים של הארגון, או לשפץ ולשדרג את חלל המשרדים הקיים. לעיתים ניתן להפיח משב רוח רענן וחדשני במשרד קיים ולעיתים נכון יותר לעבור לחלל חדש, שיאפשר לעסק לגדול ולהתפתח. התשובה לשאלה תלויה במספר גורמים כלכליים, אסטרטגיים, עסקיים ותכנוניים ויש לנקוט בגישה הוליסטית ומולטי דיסציפלינראית על מנת להחליט בין שתי החלופות:
שיפוץ, וההשקעה בהתאמה של משרד חדש לצרכים שלכם, ובמיוחד אם המשרד החדש הוא ברמת המעטפת, שקול לשכר דירה של כ 3 שנים. מהלך של מעבר למשרד חדש, דורש גם משאבים נוספים מההנהלה ומהעובדים, שלא לדבר על עלויות המעבר. אז לפני שלוקחים את כל ההתחייבות הזו שווה לבדוק האם באמת כדאי לעבור ?במקרים רבים של התרחבות במספר העובדים במשרד, לא נדרשת הכפלה של שטחי המשרד. ברב המקרים תוספת של כרבע מהשטח הקיים בהחלט יכולה להיות מספקת. אם זה המקרה אצלכם, אולי לא הכרחי לעבור למשרדים חדשים. במקום זאת מומלץ לעשות בדיקה של ניצול השטח הקיים באופן יותר יעיל וחכם: האם ניתן לתכנן אחרת את סביבת העבודה הקיימת? אולי ניתן לנצל בצורה טובה ואפקטיבית יותר, את השטח ולהושיב קצת אחרת את העובדים כך שיותר אנשים יוכלו לעבוד בשטח הנתון.
כיום שטחי משרד מצטמצמים והולכים, מהסיבה שעמדות העבודה הצטמצמו. כל זה קרה בזכות השימוש בטכנולוגית ה"ענן". התופעה של תיוק המסמכים בקלסרים, ארונות אחסון עמוסים, הולכת ונעלמת. יש פחות צורך במקומות אחסון, ועמדת עבודה, לפחות במשרדים בעלי שיטות עבודה בטכנולוגית מתקדמות, כוללת למעשה שולחן לא גדול ומסך או לפטופ, וזהו. במידה ויש צורך בארכיון קלסרים שאינם בשימוש שוטף, למה לא להוציאם מהמשרד ולאחסן אותם במחסן חיצוני בבניין, או באיזה ארכין חיצוני.
מומלץ לעשות בדיקה ולראות האם כל העובדים מגיעים באופן קבוע כל יום למשרד? לא פעם נמצא שיש הרבה אנשי מכירות שנמצאים מעט מאוד משעות העבודה שלהם במשך השבוע, במשרד. יש אנשים שמועסקים במשרות חלקיות ויש פרילאנסרים שבאים ליום יומיים בשבוע ולא נדרשים לעמדת עבודה אישית. אולי כדאי לתת לחלק מאנשים אלו לחלוק עמדות עבודה משותפות, ולחסוך מקום יקר במשרד. זה מומלץ אפילו אם ביום אחד בשבוע יהיה קצת צפוף. כדאי לזכור שבמידה ואכן יש יום שכולם מגיעים למשרד, בד"כ בחצי מהיום הזה חלק גדו
ל מהם נמצאים בישיבה. עוד כדאי לחשוב האם ניתן לנצל מעבר קיים בחלל לטובת יצירת חלל ישיבות קטן. אולי ניתן להוריד כמה קירות, לוותר על כמה מהחדרים הפרטיים, ולפתוח חלל עבודה משותף, מרווח שיענה על הצורך ויספק גם שינוי מרענן לסביבה הארגונית. יש מקרים בהם ניתן כמובן לקבל תוספת של שטח משוכר אחר, באותה קומה או בקומה אחרת בבניין
בדילמה של מנכלי אירגונים בצמחיה, האם לעצב מחדש את המשרד הקיים או לעבור למשרד חדש כדאי להתיחס לנקודות הבאות
הגודל לא קובע – המשרד צריך לאפשר לעובדים סביבת עבודה מתאימה לצרכיהם, ולפני קבלת ההחלטה יש לברר מהו גודל החלל, שהארגון מאכלס במצב הנתון, ומהו גודל החלל הדרוש עבורו. בהמשך לכך מומלץ לערוך ניתוח של החלל הקיים ואופן ניצולו כדי לסייע בקבלת ההחלטה. יש לקחת בחשבון שתכנון נכון ומדויק של החלל יכול לשדרג משמעותית את החלל הקיים בעזרת ניצולו באופן חסכוני וכך גם להעלות את ערך הנכס.
ערך מוסף – מומלץ להתייעץ עם העובדים בארגון לגבי תהליך השינוי על מנת לנסח באופן מדויק מה הוא אופי השינוי הנדרש. שינוי משמעותי כזה של הארגון כולל גם משמעויות נוספות מעבר למידות החלל ושטחו, ויש להבין איזו אופציה תעזור לכם להשיג את מטרותיכם – האם ניתן להפיח רוח חדשה במשרד הקיים או שהאפשרות של מעבר ללוקיישן חדש תקנה את הרעננות הדרושה.
בחירת המיקום – בקבלת ההחלטה יש לבחון את הפרמטרים השונים המושפעים מבחירת המיקום של חלל המשרדים, כמו: נגישות לתחבורה ציבורית ותנאי נוחיות, המשפיעים על גיוס עובדים חדשים ושימור העובדים הקיימים, הזדהות או שייכות לעיר או אזור מסוים והשלכות כלכליות כמו תשלומים, מסים ומענקים.
אופי מקומי – יש לבחון את התאמת האתר הרלוונטי לערכי הארגון ולוודא כי המיקום משקף את האופי, התרבות והמיתוג של החברה. למשל במקרה בו מבנה החברה מקושר באופן ישיר לאופי ומהות הארגון, לא מומלץ לעבור למבנה חדש, כדי לא לפגוע בתדמית החברה.
שאלת התקציב – גם במצב בו מעבר לאתר חדש ושיפוץ אתר קיים כרוכים בהשקעה כלכלית דומה, יש לבחון את עלות התהליך מול התועלת לטווח הארוך, שיכולה להטות באופן משמעותי את הכף לכיוון החלטה ספציפית.
מחלל עבודה לחלל שעובד – חלק מתפקידם של המעסיקים הוא לדאוג לסביבת עבודה נעימה, האפשרת לעובדים לבצע את עבודתם באופן המיטבי, היעיל והנוח ביותר. בדיקת תנאי החלל הקיים תוך בחינת אפשרויות עיצוב הפנים יעזרו לכם לבדוק איזה חלל יסייע לכם בהשגת המטרות.
